Sluta multitaska! Börja monotaska och få mer gjort
Du sitter på ett möte på jobbet och din kollega presenterar sina tankar kring kommande kvartal. Samtidigt kikar du ner i datorn och ser ett mejl som du väntat på: "Måste bara läsa lite snabbt! Hmm. Det är nog lika bra att jag svarar på en gång." Nöjd skickar du iväg mejlet och känner dig effektiv. Precis så där ser dina dagar ut, du gör flera grejer samtidigt och känner dig lite som en superwoman som hinner med allt. Men nej, du lurar dig själv.
– Från ett psykologiskt perspektiv har multitasking aldrig några fördelar. Det kan upplevas som produktivt, vilket säkert är anledningen till att så många ägnar dig åt det. Men det är inte ett smart sätt att strukturera sitt arbete, säger Alexander Rozental, professor i psykologi vid Luleå tekniska universitet, och fortsätter:
– Det finns experiment där man låter en person sitta och skriva en text och stör individen hela tiden med olika uppgifter att hoppa mellan. På gruppnivå ser man att det tar cirka 10 till 15 minuter att komma tillbaka till samma arbetstakt. Tänk då på hur många gånger du brukar göra ett fokusskifte när du jobbar.
Aldrig bra att multitaska
Woops, hög igenkänning på den. Det är tydligt att produktiviteten minskar när du behöver skifta i fokus väldigt ofta under arbetsdagen. Men finns det inte något sammanhang där multitasking är bra?
– Nej, egentligen inte. Det vi kan klara av som människor är att jobba med två saker som inte belastar samma resurser, som att gå och prata i telefon, eller att stryka och prata samtidigt. Men att till exempel både skriva och fokusera på vad någon säger kan vara svårt. Som att skriva ett mejl och lyssna på en föreläsare, något som många faktiskt gör i dag när de sitter på möten. Min rekommendation är att göra det ena eller det andra.
Kartlägg dina distraktioner
Blir du lätt distraherad när du jobbar? Skriv ner det som stör din koncentration på ett papper bredvid dig. Det här är bra av två anledningar. Du kan lära dig något av dina distraktioner i efterhand och se till att göra något åt dem. För det andra – det är lättare att släppa tanken på något om du har skrivit ner det, i stället för att ägna massor med energi åt att komma ihåg.
Leder till hjärntrötthet
Det är inte bara produktiviteten som blir sämre när vi multitaskar. Du har säkert fler än en gång känt dig helt urlakad när du kommer hem från jobbet. Det kan såklart bero på flera anledningar, men inte sällan beror det just på att du försöker jonglera flera saker samtidigt.
– Att du presterar sämre när du gör flera saker samtidigt medför att det tar längre tid för dig att slutföra dina uppgifter än vad du kanske tänkt dig. Det här påverka ditt välmående. Det skapar stress och dränerar dig på energi. Hjärnan blir trött på samma sätt som dina muskler efter träning och det gör att du kan känna dig helt slut efter en arbetsdag.
Det pratas också om att multitasking sänker ditt IQ och det kan hänga ihop med att du är så uttröttad så att du helt enkelt inte kan utföra dina uppgifter lika väl som du kanske brukar, menar Alexander Rozental. På samma sätt som du kan känna att du inte fungerar optimalt när du är förkyld, kan det bli när du är uttröttad på grund av multitasking – du kliver helt enkelt ner några steg på IQ-trappan.
Lätt distraherad av annat
Multitasking kan även påverka dina relationer. Vi har nog alla någon gång haft mobilen i handen, och kikat ner i den samtidigt som vi pratar med våra barn eller partner. Vad skickar det ut för signaler till den vi pratar med? Hur närvarande är vi egentligen?
– Ja, problemet i dag är att det är så lätt att bli distraherad av annat. Det är lätt att skapa problem för sig själv. Har du mobilen nära så blir du lockad och avbruten av notiser och annat som sker på skärmen. Det kan vara så att vi får svårare att uppfatta sociala signaler. Och är vi stressade kanske vi råkar säga något som inte är så överlagt.
Men varför anses det fint, nästan trendigt att multitaska? Varför kan vi läsa i jobbannonser att ”vi söker dig som klarar av att hålla många bollar i luften”, när det egentligen bara är dåligt för oss?
– Om jag får spekulera fritt så finns i vissa lite hetare branscher, som till exempel techbranchen, en jargong eller norm kring att vara produktiv, att jobba så mycket som möjligt och sova så lite som möjligt. En annan aspekt är att när man drar ner på resurser, då måste andra göra mer. Och det kan kännas belönande och upplevas positivt, att hoppa mellan uppgifter, som att det är viktigt.
– När det gäller att hålla ”många bollar i luften” är det en klyscha på samma sätt som att vara ”en spindel i nätet”. De kan såklart hänga ihop med en bristande förståelse för vilka problem det innebär att jobba med flera projekt samtidigt. Men det kan också vara så att man syftar på att den man söker ska klara av att arbeta med flera saker parallellt, och det är en annan sak. Det viktiga är att vi får fokusera på en sak taget.
LÄS OCKSÅ: Den här lilla förändringen kan minska din jobbstress – rejält!
Från multitasking till monotasking
Så, lösningen på problemet handlar om att vi ska ägna oss fokuserat åt en sak i taget. Vi ska gå från multitasking till monotasking. Hur gör vi det på bästa sätt när diverse projekt, mejl och allmän stress pockar på?
– Fokuserade arbetspass är det som rekommenderas. Då tar du bort allt förutom det som är din arbetsuppgift för stunden. Lägg undan mobilen, stäng ner notiser och sitt fokuserat under kanske 30 minuter, sedan tar du en paus på två minuter innan du tar upp arbetet igen. På det sättet kan du snabbt återgå till din arbetstakt. Ett tips är att göra två till tre sådana pass innan du tar en längre paus där du till exempel kan kika på dina mejl.
5 tips – så blir du en monotaskare!
1. Rensa bort distraktioner
Lägg mobilen i ett annat rum eller vänd skärmen nedåt och stäng av alla notiser. Samma sak gäller datorn, ha bara ett program i taget öppet. I dag har många interna chattverktyg öppna konstant, undvikt det.
2. Ställ klockan
Jobba till exempel i 30 fokuserade minuter innan du tar en kort paus för att sedan fortsätta jobba igen. Kör två till tre sådana pass innan du tar en längre paus då du bland annat kan kika på mejl.
3. Gör ett schema
Skapa ett schema med tydliga block, lite som ett skolschema med svenska, matte och SO. Det funkar bra att göra på samma sätt med dina arbetsuppgifter på jobbet också.
4. Hantera externa distraktioner
Om du sitter i ett öppet kontorslandskap och behöver fokusera på något kanske du kan gå till ett enskilt rum. Eller sätt på dig hörselkåpor för att flagga för att ”nu är jag upptagen”. Det är bra om arbetsgivaren kan starta en tydlig policy kring det här.
5. Sätt en deadline
Om tiden är begränsad jobbar du effektivare.
Jobba enligt Pomodoro-metoden
Du har kanske hört talas om den nästan kultförklarade Pomodoro-metoden som utgår från det här sättet att arbeta. Enligt metoden ställer du en klocka på 25 minuter, när den ringer tar du en kort paus, och sedan ställer du din timer på ytterligare 25 minuter. Pomodoro betyder tomat på italienska och metoden har fått sitt namn från den klassiska ”äggklockan” i form av en tomat, berättar Alexander.
– Det finns inget magiskt i att jobba si eller så många minuter. Men generellt gäller att ju mer komplicerad sin arbetsuppgift är, desto kortare tid ska du sitta innan du tar din minipaus.
Vill du får ett hållbart arbetsliv där du inte fullständigt kroknar när du kommer hem från jobbet, och där du känner att du vill vara så effektiv som möjligt när du jobbar, då är det alltså ett bra tips att börja monotaska i stället. Dessutom, säger Alexander Rozental så minskar vår simultankapacitet med åldern. Bra att tänka på för oss som inte är 23 år längre.
Foto: TT/Shutterstock, Henrietta Asplund