Bli effektiv och organiserad – utan stress!
Vem drömmer inte om en organiserad tillvaro där var sak har sin plats? Det finns en uppsjö av system som lovar förinta surdegar, långbänkar och tidstjuvar – en av de mest populära metoderna är GTD, hämtade ur David Allens bok Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity.
Metoden lovar inte bara struktur på arbetet mellan 8 och 5, det system och tankesätt du anammar färgar även vardagslivet utanför jobbet. Resultatet blir ett uppstyrt liv där du själv har benkoll på läget!
Getting Things Done – 5 principer
1. Samla all information på ett ställe
2. Bearbeta informationen kontinuerligt
3. Organisera informationen efter ändamål
4. Gå igenom informationen regelbundet
5. Gör det som behövs göras!
När du inte springer runt med ”borde göra saker” i huvudet kan du enklare fokusera på det som är viktigt, det avlastar hjärnan och minskar stressnivåerna!
GTD-metodens verktyg
Att göra-listan
Precis som namnet avslöjar handlar det om att få saker gjorda. Men i rätt ordning – och efter en tydlig prioritering. Det enklaste verktyget är att göra-listan, som enligt GTD-metoden är nyckeln till en effektiv och stressfri vardag. Genom att samla allt som ska göras på listan, och enbart utföra uppgifter som är relaterade till den, säkrar du att all effektiv tid läggs på rätt saker.
Ett vanligt misstag är att fylla att göra-listan med för stora uppgifter, med konsekvensen att listan blir ett oöverstigligt stressmoment och får helt motsatt effekt. Bryt ner de större uppgifterna i delmoment, tipsar Allen. Då kan du bocka av uppgifterna i ett högre tempo och känna att du arbetar dig framåt. Många sätter en tidsgräns för hur lång tid en uppgift får ta, till exempel 20 minuter. Se till att passa upplägget efter din agenda för bästa resultat!
Datum och kontext
När du börjat samla återkommande uppgifter, gamla surdegar och nya projekt på listan bör du kategorisera dem efter när, var och hur-principen. Samla till exempel alla moment du ska göra i hemmet för sig och det du ska göra på jobbet för sig – och sätt en deadline på projekten. Sedan kan du strukturera uppgifterna ytterligare genom att koppla dem till de verktyg du behöver för att genomföra dem. Alla viktiga telefonsamtal placerar du för sig, alla viktiga mail för sig och så vidare. Detta gör att du automatiskt betar av punkterna mer effektivt, tipsar Allen.
För dig som arbetar med mail som arbetsverktyg kan tankesättet appliceras enkelt på en överfull inkorg. Strukturera upp mappar och ämnesflaggor som du märker upp inkommande post med, då har du automatiskt arkiverat informationen en stund och behöver inte lägga tid eller energi på ärendet just nu. Sätt sedan i system att gå igenom mapparna enligt ett viss schema.
Källa: idg.se
AV: Jennie Sandberg
BILD: Thinkstock
LÄS MER: